Cuando se inicia un emprendimiento, uno de los aspectos fundamentales para su crecimiento y éxito es la formalización. Esto permite obtener seguridad jurídica y abre puertas a numerosos beneficios que potencian el desarrollo de cualquier micro, pequeña o mediana empresa.
De acuerdo con el Viceministerio de Mipymes, dependiente del Ministerio de Industria y Comercio, existen pasos clave que todo emprendedor debe seguir para constituir su empresa de manera legal y aprovechar todas las oportunidades que ofrece el mercado formal.
DEFINIR EL TIPO DE SOCIEDAD
El primer paso para formalizar un emprendimiento es elegir el tipo de sociedad que más se ajuste a la actividad y necesidades del negocio. Esto determinará las características legales de la empresa, la responsabilidad de los socios y la manera en que se manejan los beneficios y las deudas.
Persona física: Es una empresa bajo la responsabilidad de una sola persona, y es ideal para emprendimientos pequeños o unipersonales.
Persona jurídica: Esta opción incluye Empresas por Acciones Simplificadas (EAS), una forma de sociedad flexible y con menos requisitos que la sociedad anónima, ideal para emprendedores que buscan simplificar el proceso de constitución.
Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), es más estructurada, donde los socios limitan su responsabilidad al capital que aportan, protegiendo su patrimonio personal.
Sociedad Anónima (SA), ideal para empresas que planean crecer significativamente y atraer inversionistas; y Organizaciones Asociativas o Cooperativas de Mipymes (OAM), para aquellos emprendedores que buscan formar una red de trabajo cooperativa.
Además de la elección de la sociedad, otro aspecto importante es el registro de marca, que es necesario para proteger el nombre o logo de la empresa frente a la competencia.
FORMALIZACIÓN TRIBUTARIA
Una vez establecida la estructura legal de la empresa, el siguiente paso destacado por el Viceministerio de Mipymes es el registro tributario. Para esto, el emprendedor debe registrarse en el Régimen Único de Contribuyentes (RUC), lo que le permitirá tener una identificación fiscal única y cumplir con las obligaciones tributarias correspondientes.
Este registro es esencial para la emisión de facturas y el pago de impuestos, y es un requisito indispensable para operar legalmente.
FORMALIZACIÓN LABORAL
El emprendedor o empresario debe registrar a los trabajadores en el Instituto de Previsión Social (IPS) y cumplir con todas las normativas laborales relacionadas con la seguridad social.
Además, es necesario presentar los registros laborales correspondientes, como los contratos de trabajo, y cumplir con las normativas establecidas por el Ministerio del Trabajo.
REQUISITOS MUNICIPALES
Con el municipio local se debe consultar los requisitos específicos para cada sector y ubicación. Esto puede incluir una patente comercial, que autoriza el funcionamiento del negocio en una determinada área.
Asimismo una licencia municipal, que valida la actividad económica del emprendimiento. Además, algunos negocios requieren permisos o licencias especiales, como los que operan en el sector alimenticio, sanitario o ambiental.
REGISTRO SECTORIAL
De acuerdo con la información recabada, dependiendo del rubro en el que se desarrolle el emprendimiento, existen registros específicos que pueden ser necesarios.
Por ejemplo, si el negocio está relacionado con la industria alimentaria, el emprendedor debe inscribir su empresa en los registros pertinentes de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria (DNVS) o el Instituto Nacional de Alimentación y Nutrición (INAN).
BENEFICIOS DE LA FORMALIZACIÓN
Atención continua y capacitación gratuita en gestión empresarial, ayudando a los emprendedores a mejorar sus habilidades y conocimientos. Asimismo los emprendedores pueden acceder a asistencia técnica especializada para mejorar su productividad y eficiencia.
La formalización también abre las puertas para acceder al mercado formal, además de permitir la posibilidad de exportar productos a través de programas como “Exporta fácil”.
Al estar formalizados, las empresas pueden participar en licitaciones y ser proveedores del Estado a través del sistema SIPE y las mipymes, pueden postularse a programas de apoyo con fondos concursables no reembolsables, como el Programa de Competitividad de las Mipymes y el Programa de Formalización para Acceso a Mercados (PFAM).
Finalmente al estar formalizados, se puede gozar de tasas diferenciadas en trámites como certificados y constancias, y acceder a simplificación de trámites en diversas instituciones. Por otro lado, existen fondos de garantías y créditos accesibles para mipymes que permiten financiar proyectos y fortalecer la empresa.
